Warum sind diese drei Teilbereiche bei smartpoint in einer Abteilung angesiedelt?
Wenn wir alle drei Teilbereiche kombinieren, wird erst die wahre Stärke des Digital Workplace sichtbar: Wir bringen die digitalisierten Prozesse ins Intranet, verknüpfen dieses wiederum mit Teams und schaffen damit einen zentralen Einstiegspunkt zu allen Informationen, Dokumenten, Tools und Prozessen. Dabei achten wir darauf, dass auch Blue Collar Worker, in der Regel Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplatz, Zugriff auf alles bekommen. Ziel ist, dass die Endbenutzer:innen – egal von welchem Gerät und Ort aus sie einsteigen – möglichst alle Tätigkeiten in SharePoint oder Microsoft Teams durchführen können.
An welchen Anwendungsfällen für Prozessautomatisierungen arbeitet ihr häufig?
Ein Standardfall sind Qualitätsmanagement und Dokumentenlenkung. Die ISO-Norm 9001 schreibt vor, dass es nachvollziehbar sein muss, wie und wo aktuell gültige Dokumente zu finden sind, und dass sie einem gewissen Kontroll- und Prüfprozess unterzogen sein müssen. Diesen Prozess wickeln wir häufig mit Power Automate in Kombination mit Power Apps und SharePoint Online ab, generieren dort Dokumente, fügen Metadaten ein und stellen sicher, dass die Endbenutzer:innen immer die aktuellste Version ihrer Dokumente an einem bestimmten Ort finden.
Im Enterprise-Segment ist es durchaus üblich, dass zehntausende Dokumente einen gelenkten Freigabeprozess durchlaufen. Diese Menge in einer einfachen Dokumentenbibliothek darzustellen, wäre zu unübersichtlich. Auch hier legen wir das Augenmerk auf einen hohen Grad an Personalisierung, sodass der jeweilige Benutzer nur jene Dokumente sieht, die für ihn relevant sind.
Wir digitalisieren aber auch kleinere Prozesse, die zum Arbeitsalltag gehören: die Reisekostenabrechnung, Onboarding Prozesse oder eine Krankmeldung, die direkt vom Handy aus gestartet werden kann, ohne extra das Mailprogramm zu öffnen. Auch die Ablöse von Lotus Notes Datenbanken oder komplexen InfoPath Formularen ist immer wieder Thema.